Excel ontgroeid? Zo kies je de volgende stap

Wanneer ben je Excel ontgroeid?

Niet bij een bepaald aantal medewerkers, wel zodra een bestand de rol van systeem krijgt. Werken meerdere mensen er elke dag in en typ je wat erin staat nog eens over in je boekhouding of een offerte, dan ben je eruit gegroeid. Een bedrijf van vijftig mensen kan prima begroten in Excel, terwijl een bedrijf van vijf zijn orderlijst al ontgroeid kan zijn.

Het verschil zit in wat het bestand doet. Als rekenblad voor een begroting of een analyse is Excel moeilijk te verslaan. Het gaat knellen als het bestand de plek wordt waar het werk zelf gebeurt: de orderlijst waar de binnendienst in werkt, de planning die drie mensen tegelijk aanpassen, de voorraad die moet kloppen met de webshop.

Je bent daarin niet de enige. In de MKB Barometer 2025 van softwareleverancier Exact, een onderzoek onder 897 mkb-bedrijven, lopen boekhouding en salaris bij ongeveer twee derde van de bedrijven in software. Bij klantbeheer is dat 31 procent, bij voorraad 30 procent en bij projectmanagement 27 procent. De rest van dat werk gebeurt buiten een pakket.

Acht signalen, en welke stap bij elk signaal past

Herken je er een paar, dan hoef je nog niets te vervangen. Kijk per signaal welke stap het oplost, want dat is lang niet altijd nieuwe software. De nummers verwijzen naar de zes opties verderop.

Soms is het moment geen fout maar een overdracht. Een hovenier vertelde in 2022 in vakblad De Hovenier dat hij pas in nieuwe software investeerde omdat zijn opvolger het bedrijf ging overnemen. Gaat jouw bedrijf ooit naar iemand anders, dan erft die ook het bestand dat alleen jij snapt.

Wanneer blijf je beter bij Excel?

Zolang één persoon het bestand bijhoudt en de rest alleen meekijkt, is Excel vaak de beste keuze. Dat geldt ook voor begrotingen en voor een proces dat nog verandert. Een spreadsheet is dan een goedkoop prototype: je merkt wat je nodig hebt voordat je ergens voor betaalt.

Grootte is zelden de reden om te stoppen. Een werkblad kan volgens Microsoft 1.048.576 rijen aan. Een orderlijst van tien jaar past daar ruim in, en Excel blijft ook na een overstap de beste plek voor rapportages en analyses op je eigen gegevens.

Blijf je bij Excel, dan haal je er met vier ingrepen meer uit:

• Maak van losse bereiken een tabel. Formules en filters lopen dan vanzelf mee als er rijen bijkomen.
• Zet gegevensvalidatie op de invoercellen. Een keuzelijst voor de status of de klant voorkomt tikfouten die je pas bij de factuur ziet.
• Werk in één gedeeld bestand in OneDrive of SharePoint, in plaats van kopieën per mail.
• Laat Power Query de export uit je pakket inlezen in plaats van hem elke week te kopiëren en te plakken.

We zeggen het ook als je beter kunt blijven waar je zit. Met één beheerder en een overzichtelijk bestand is dat vaak het advies.

Waar loopt Excel tegenaan als je team groeit?

Zelden op de grootte, wel op samenwerken en controle. Bij gelijktijdig bewerken wint volgens Microsoft de laatst opgeslagen wijziging, wijzigingen per cel zie je 60 dagen terug en bladbeveiliging is volgens Microsoft zelf geen beveiligingsmaatregel.

Samenwerken gaat goed als het bestand in OneDrive of SharePoint staat en iedereen Microsoft 365 heeft. Dan werken jullie tegelijk in hetzelfde bestand. Lopen wijzigingen toch door elkaar, dan geldt volgens Microsoft dat “the last change that is saved” wint. Voor twee of drie mensen lost dat veel op. Het wordt lastiger als iedereen in dezelfde rijen werkt, of als iemand een kopie op zijn eigen laptop bijwerkt.

Wie wat veranderde, zie je met Wijzigingen weergeven tot 60 dagen terug. Rechten per persoon of per rij kent Excel niet. Je kunt een blad beveiligen, maar Microsoft schrijft er zelf bij dat die beveiliging “isn't intended as a security feature”. Voor een prijslijst maakt dat weinig uit. Gebruik je Excel als database voor klanten, salarissen of orders, dan merk je het hier als eerste.

Dan de fouten. Onderzoeker Ray Panko verzamelde audits van bedrijfsspreadsheets en vond in 84 procent van 163 doorgelichte spreadsheets minstens één fout. Per cel zijn fouten zeldzaam, maar in een groot model zit er bijna altijd ergens één. Dat zegt meer over mensen dan over Excel. Zonder tweede controle sluipt er een fout in, in welk programma dan ook.

Hoe dat uitpakt als niemand meekijkt, liet Public Health England in 2020 zien. Een sjabloon in het oude .xls-formaat stopte stil bij 65.536 rijen, en 15.841 positieve coronatests werden te laat verwerkt. Excel deed wat dat oude formaat toeliet. Het ging mis op een verouderd bestand en een controle die er niet was.

De macro's die één collega snapt

Een bestand vol macro's draait op de kennis van degene die ze schreef. Gaat die collega op vakantie of weg, dan durft niemand eraan te komen. Daar komen twee praktische grenzen bij. VBA-macro's werken niet in Excel voor het web, en Office op Windows blokkeert sinds 2022 standaard macro's in bestanden van internet, ook in mailbijlagen. Wie een macrobestand rondmailt, loopt daar dus tegenaan.

Met eigen software verdwijnt dat risico niet vanzelf. Ook daar zit de kennis in één hoofd als niemand iets opschrijft. Vraag dus om documentatie. Bij RoPa Workwear hoorde bij de oplevering een architectuurdocument van 1.027 regels, zodat een ander het systeem kan overnemen zonder dat wij ernaast zitten.

Klantgegevens in een bijlage

Een Excel-bestand met klantgegevens gaat makkelijk per mail rond, en daar gaat het vaak mis. Bijna driekwart van de datalekken die in 2025 bij de Autoriteit Persoonsgegevens werden gemeld, ging over brieven en mails bij de verkeerde ontvanger. Een bouwbedrijf mailde in 2021 een Excel-bestand met inkomens en leenruimte naar zo'n 1.100 geïnteresseerden in een nieuwbouwproject. De kantonrechter kende 250 euro schadevergoeding per persoon toe.

Een systeem met rechten per gebruiker, waarin niemand een bijlage hoeft te mailen, haalt die oorzaak uit het proces. Dat verkleint het risico. Uitsluiten doet het niet.

Wat zit er tussen Excel en eigen software?

Zes opties, van een beter ingericht Excel-bestand tot een eigen systeem. De eerste twee zitten vaak al in je Microsoft 365-abonnement. De volgende drie kosten tientallen tot honderden euro's per maand, afhankelijk van het aantal gebruikers. Eigen software is een eenmalige investering vanaf €7.500. Kies de eerste stap die je probleem oplost.

Prijzen: stand november 2026, zoals de leveranciers ze op hun eigen site tonen. Wie alleen in dollars prijst, staat hier in dollars. Power Apps is exclusief btw.

Opties 2 t/m 5 groeien mee met het aantal gebruikers, records en taken. Eigen software groeit vooral mee met wat het moet kunnen, want een extra collega kost geen licentie. Bij tien gebruikers en een pakket van €40 per persoon per maand betaal je €4.800 per jaar, en dat bedrag stijgt met elke nieuwe medewerker. Welke van de twee over vijf jaar goedkoper uitvalt, rekenen we door in maatwerk software of een standaardpakket. Wanneer een koppeling volstaat, staat in Zapier, Make of een maatwerkkoppeling en in een API-koppeling laten maken.

Kom je bij optie 6 uit, dan begin je met één proces en breid je daarna uit. Wat er in zo'n eerste versie zit en hoe het bouwen verloopt, lees je op onze pagina over maatwerk software laten maken.

Excel per proces: wanneer is het niet meer genoeg?

Voor uren en personeelsplanning bestaan goede pakketten, en daar is eigen software zelden nodig. Eigen software komt in beeld bij processen met je eigen rekenregels of met meerdere systemen tegelijk, zoals offertes met eigen marges of één voorraad voor winkel en webshops.

Urenregistratie in Excel

Een urenlijst in Excel werkt zolang een paar mensen eens per week hun uren invullen en jij ze overneemt in de facturen. Moeten uren onderweg worden ingevuld en zonder overtypen door naar de factuur, dan is een urenpakket met een app de logische stap. Een installatiebedrijf met negen monteurs schreef op het ondernemersforum Higherlevel dat de calculatie in Excel stond en dat er geen nacalculatie werd gedaan. Dat is het werk dat met losse urenlijsten blijft liggen.

Planning in Excel

Een planning in Excel houdt het zolang één planner hem bijhoudt en er per dag weinig schuift. Wordt schuiven met mensen en klussen een dagtaak, of moeten monteurs de planning op hun telefoon zien, kijk dan eerst naar een planningspakket. Planning is bijna altijd een geval voor standaardsoftware, zoals ook in welke taken je kunt automatiseren staat. Eigen software wordt pas interessant als de planning afhangt van regels die alleen jouw bedrijf kent, zoals welk materiaal klaarligt of welke machine vrij is.

Voorraadbeheer in Excel

Voor één locatie en een overzichtelijk assortiment volstaat een goed ingerichte lijst. Verkoop je via een winkel en webshops tegelijk, dan moet de voorraad overal vanzelf kloppen, en dat lukt niet met een bestand dat iemand bijwerkt. In de handel heeft volgens de MKB Barometer 2025 58 procent van de bedrijven problemen met magazijn en voorraad. Bij 2nd Ride zit een eigen systeem tussen de kassa en vier webshops. Verkoopt de winkel een tweedehands board, dan staat het binnen een minuut op geen enkele webshop meer te koop.

Offertes maken in Excel

Een offerteblad in Excel is snel gemaakt en rekent prima. Het werk zit in wat erna komt: de offerte overtypen in je boekhouding, en bij akkoord nog een keer voor de factuur. Met vaste prijzen doet een boekhoud- of offertepakket dat. Met eigen prijsregels of marges per klant wordt het een kandidaat voor een koppeling of eigen software. Bij OudHollandsspel komt elke aanvraag nu als conceptofferte in Moneybird binnen, met de spellen, de huurdatum en het bezorgadres al ingevuld. Dat is nul keer overtypen per aanvraag. Hoe zo'n stroom eruitziet, staat in offertes en facturatie automatiseren.

Klantenbestand en CRM in Excel

Een klantenlijst in Excel werkt zolang één persoon hem bijhoudt. Moeten meerdere collega's klanten opvolgen, wil je zien wie wanneer belde, of willen klanten zelf hun status en documenten zien, dan is een CRM-pakket de eerste stap. Moeten klanten in jouw proces meekijken, dan is een klantportaal laten maken de stap daarna.

Orders in Excel

Komen orders via meerdere kanalen binnen en moeten ze door naar factuur, verzending en voorraad, dan levert een koppeling het meeste op. Bij IT'S PAWSOME werkt één betaalde bestelling nu drie systemen bij: de factuur staat in Moneybird, de order klaar in Sendcloud en de voorraad is afgeboekt. Na een actieweek is er geen avond overtypen meer.

Wat kost je Excel-werk nu, en wat levert een volgende stap op?

Excel zelf kost bijna niets, de kosten zitten in uren. Met de gemiddelde loonkosten van €48 per gewerkt uur (CBS, 2025) kost elk uur per week dat je team overtypt of zoekt zo'n €2.200 per jaar.

Bij twee uur per week bespaar je €2.208, minder dan de €3.480 aan hosting en onderhoud. Zelfs als alle uren verdwijnen, duurt terugverdienen dan ruim acht jaar. Een beter ingericht bestand of een pakket is bij zo weinig uren de logische stap. Past er een pakket dat het hele proces dekt, bijvoorbeeld tien gebruikers van €40 per maand, dan kost dat €4.800 per jaar en houd je bij tien uur per week zo'n €6.240 over, zonder investering vooraf.

Het CBS-bedrag is een gemiddelde over alle functies, en jouw loonkosten kunnen lager of hoger liggen. Reken het na met je eigen uren en bedragen in de bespaarcheck, of lees hoe je je terugverdientijd uitrekent voor automatisering.

Moet je alles in één keer vervangen?

Nee. Pak het proces aan dat de meeste uren kost en laat de rest staan. Bij 2nd Ride bleven de kassa en de vier webshops in gebruik. Het nieuwe systeem zit ertussen, en een product toevoegen ging van minstens een half uur naar zo'n vijf minuten.

Lightspeed en WooCommerce doen daar waar ze goed in zijn, het eigen systeem doet wat ze samen niet kunnen. Lees hoe 2nd Ride dat aanpakte. Voor de verhuur bij 2nd Ride gingen de papiertjes eruit: een aanvraag komt binnen met maten, artikelen en huurperiode, en het verhuursysteem stond binnen een maand live. Het team schat de tijdsbesparing in het verhuurproces op 60 procent. Een meting vooraf was er niet, dus dat is een indicatie.

Excel mag daarna blijven voor wat het goed doet, zoals rapportages en de export voor je accountant. Een goed systeem levert die export gewoon aan.

Hoe zet je je Excel-gegevens over zonder dat het werk stilvalt?

Schrijf eerst op wat het bestand allemaal doet, ook de formules, kleurcodes en uitzonderingen. Schoon daarna de gegevens op, doe een proefimport, laat één volledige cyclus het oude bestand en het nieuwe systeem naast elkaar lopen en zet Excel daarna op alleen-lezen.

Bij die stappen gaat het op zes plekken vaak mis, en bij elk is een tegenmaatregel:

• De sheet één op één nabouwen. Dan neem je de omwegen mee die je ooit om Excel heen bedacht. Beschrijf het werk, niet de kolommen.
• Een pakket kiezen dat een ander proces afdwingt. Test elk pakket met drie lastige gevallen uit je eigen praktijk, niet met de demo.
• Vuile gegevens meenemen. Haal dubbele klanten weg, trek datums gelijk en haal tekst als “n.v.t.” uit velden waar een getal hoort.
• De dagelijkse gebruiker niet betrekken. Wie elke dag in het bestand werkt, kent de uitzonderingen. Laat die persoon meetesten.
• Excel eindeloos naast het nieuwe systeem laten draaien. Spreek één cyclus af en zet het oude bestand daarna op alleen-lezen. Bewaar het nog een half jaar.
• Alles tegelijk willen. Begin met het proces dat de meeste uren kost. Oude gegevens uit meerdere bronnen passen vaak beter in een tweede ronde.

Mag Excel blijven voor rapportages en export?

Ja. Een goed pakket of systeem exporteert naar Excel, voor je accountant en voor je eigen analyses. Het verschil is dat de export dan uit één bron komt, en dat niemand er meer in werkt.

Hoe zet je deze week de eerste stap?

Kies het proces dat de meeste tijd kost en meet een week hoeveel uur erin gaat. Met dat getal loop je de opties af, van goedkoop naar duur.

1. Schrijf op wie wat invoert en in welke andere pakketten het daarna terugkomt.
2. Maak een lijst van alles wat het bestand doet, ook de formules en de uitzonderingen.
3. Houd een week bij hoeveel uur er in overtypen en zoeken gaat.
4. Zet dat getal in de bespaarcheck en loop de zes opties af. Kies de eerste die het oplost.

Heb je meerdere processen die knellen, lees dan eerst welk proces je als eerste aanpakt. Kom je uit bij een pakket, dan is dat een goede uitkomst. Kom je uit bij een koppeling of een eigen systeem, dan kijken we in een gratis gesprek naar je bestand en hoor je vooraf wat de eerste versie kost.

Geschreven door

Gerwin Morren

Oprichter en automatiseringsspecialist

Gerwin is oprichter van Next Win en bouwt al ruim tien jaar websites en webshops in WordPress en WooCommerce. De laatste jaren automatiseert hij vooral de processen erachter, van offertes en facturatie tot koppelingen tussen systemen die anders handwerk blijven.

Meer over Gerwin