Laat je klanten zelf kijken, in plaats van jou te mailen.
Status, documenten, facturen en aanvragen op één plek, achter een eigen login. Gekoppeld aan de systemen die je al gebruikt, en daarna van jou.
- Vanaf €7.500
- Eerste versie in 4 t/m 8 weken
Onder andere
gebouwd voor
Herken je dit?
Vier zinnen die vaak de aanleiding zijn voor een klantportaal.
“Waar staat mijn bestelling? Die vraag krijgen we tien keer per dag.”
“Ik stuur dezelfde factuur voor de derde keer opnieuw.”
“De documenten van één klant staan in vijf mailboxen.”
“Klanten bellen na vijf uur, en dan neemt niemand meer op.”
Elke vraag die een klant zelf kan opzoeken, hoeft niemand van je team meer te beantwoorden.
Welk portaal past bij mij?Wat is een klantportaal?
Een klantportaal is een beveiligde omgeving op internet waarin je klanten inloggen en zelf hun eigen gegevens zien en regelen: de status van een opdracht, documenten, facturen, bestellingen of afspraken.
Je kent het van je energieleverancier of je bank, als ‘mijn omgeving’. Voor een mkb-bedrijf werkt het net zo, alleen op jouw manier van werken. De gegevens komen uit de systemen waar ze nu al staan, zoals je planning, CRM of boekhouding. Je hoeft dus niets dubbel bij te houden.
Wat is het verschil met je website?
Je website is voor mensen die je nog niet kennen: wie je bent, wat je doet, wat het kost. Een klantportaal is voor klanten die al met je werken, en alleen met een login te openen. Vaak staat de link naar het portaal rechtsboven op je website, als ‘Inloggen’.
Welk portaal past bij jou?
Bijna elk portaal begint bij een van deze vier. Veel portalen combineren er later twee.
Status en planning
Je klant ziet waar zijn opdracht staat, wanneer je komt en wat er al gedaan is.
Stel, je bent een installatiebedrijf. Je klant ziet de geplande datum, de monteur en na afloop de werkbon met foto’s.
Bestellen en nabestellen
Zakelijke klanten bestellen zelf, met hun eigen prijzen, voorwaarden en bestelgeschiedenis.
Stel, je bent een groothandel. Een vaste klant bestelt met één klik wat hij vorige maand ook bestelde, tegen zijn eigen staffelprijs.
Documenten en dossiers
Klanten uploaden en downloaden zelf, en zien welke stukken nog ontbreken.
Stel, je bent een adviesbureau. Je klant ziet dat zijn jaarcijfers binnen zijn en dat er nog één bankafschrift mist.
Goedkeuren en meedenken
Offertes, tekeningen of ontwerpen worden in het portaal goedgekeurd, met het commentaar erbij.
Stel, je maakt producten op maat. Je klant keurt de tekening goed in het portaal, en de productie start pas daarna.
Zoek je een portaal voor je eigen medewerkers in plaats van voor klanten, zoals een planning of een systeem voor werkbonnen, kijk dan bij maatwerk software.
Wat erin zit, en wat later kan.
Begin niet met alles. Kies de functie die de meeste vragen wegneemt, en bouw de rest erbij als klanten het portaal gebruiken.
In de eerste versie
- Inloggen, met een wachtwoord en een code op je telefoon
- Eén overzicht met de status van lopende opdrachten of bestellingen
- Documenten en facturen downloaden
- Eén koppeling met het systeem waar die gegevens nu staan
Als het werkt
- Zelf aanvragen of bestellingen doen
- Berichten per klant, zodat niets meer in losse mails staat
- Meerdere gebruikers per klant, met eigen rechten
- Betalen in het portaal, meldingen per e-mail, een app
Wat kost een klantportaal laten maken?
Een eerste versie kost vanaf €7.500, met een vaste prijs in de offerte. Wat het daarboven kost, hangt vooral af van de koppelingen.
Wat je betaalt
- Eerste versieInloggen, één functie zoals status of documenten, één koppelingvanaf €7.500
- Portaal met meer functiesMeerdere functies, gebruikersrollen en twee of drie koppelingen€10.000 t/m €15.000
- BestelportaalEigen prijzen per klant, betalingen en koppelingen met voorraad en boekhoudingvanaf €15.000
Wat de prijs bepaalt
Koppelingen
Meestal de grootste post. Een systeem met een goede API koppel je in een paar dagen. Een oud systeem zonder API kan weken kosten.
Alleen lezen, of ook terugschrijven
Laat het portaal alleen zien wat er al is, dan is het eenvoudiger dan wanneer klanten ook gegevens wijzigen of bestellen.
Rollen en rechten
Eén soort gebruiker is overzichtelijk. Moeten een eigenaar, een inkoper en een boekhouder elk iets anders zien, dan is er meer te bouwen en te testen.
Je gegevens op orde
Zodra klanten hun eigen gegevens zien, valt op wat er in je administratie niet klopt. Het opschonen daarvan hoort in de planning.
Rekenvoorbeeld
- Stel: vragen over status of facturen40 per week
- Gemiddeld 6 minuten per vraag4 uur per week
- Tegen €40 per uurruim €8.000 per jaar
- Eerste versie van het portaalvanaf €7.500
Een voorbeeld, geen klantcijfer. Haalt het portaal twee derde van die vragen weg, dan scheelt dat ruim €5.500 per jaar, en na hosting zo'n €4.600. Dan heb je een eerste versie in anderhalf tot twee jaar terugverdiend, op tijd alleen. Met jouw aantallen rekenen we het in het voorstel uit.
Per maand, na de livegang
Hosting vanaf €75
Servers in de EU, database, dagelijkse back-ups en een versleutelde verbinding.
Onderhoud vanaf €190
Beveiligingsupdates, bewaking, support en tot 2 uur aanpassingen per maand. Optioneel, maar bij een portaal met klantgegevens raden we het aan. Losse klussen €95 per uur.
Waar je niet aan vastzit
Het portaal is van jou.
Je betaalt eenmalig voor de bouw. Geen licentie per klant die inlogt, ook niet als het er duizend worden.
Begin met één functie.
Je breidt pas uit als klanten het portaal gebruiken.
Gebouwd met gangbare techniek.
Next.js en TypeScript, die veel ontwikkelaars kennen. Zo ben je niet van ons afhankelijk.
Past een standaardportaal, dan hoor je dat.
Heeft je pakket er al een dat je vragen beantwoordt, dan is dat sneller en goedkoper.
Zo pakken we het aan.
Eerst de vraag die je het vaakst krijgt. Je ziet het portaal werken voordat je verder bouwt.
Stap 1
We tellen je vragen
Welke vragen krijg je het vaakst, en waar staan de antwoorden nu? Daaruit volgt wat er in de eerste versie moet.
Stap 2
Je ziet eerst de schermen
We ontwerpen het portaal op telefoon en computer, en je laat het een paar klanten zien voordat we bouwen.
Stap 3
Bouwen en koppelen
In korte stappen, met een testomgeving waarin je meekijkt. Een eerste versie staat meestal in 4 t/m 8 weken.
Stap 4
Live, en dan uitbreiden
We nodigen eerst een paar klanten uit. Werkt het, dan gaan de rest en de volgende functie erbij.
Standaard of op maat?
Niet elk bedrijf heeft een portaal op maat nodig. Zo kies je.
Het portaal van je eigen pakket
AFAS, Salesforce en veel boekhoudpakketten hebben een eigen klantomgeving. Staan je gegevens al in één pakket en willen klanten vooral facturen en betaalstatus zien, dan is dat de snelste en goedkoopste route. Werk je in Salesforce, dan richten we het portaal daarin ook voor je in; zie CRM en Salesforce.
Een portaal dat je per maand huurt
Er zijn ook losse portaaltools die je per maand per gebruiker huurt en zonder programmeren inricht. Handig om te testen of klanten een portaal gebruiken. Het knelt zodra je gegevens in meerdere systemen staan, je proces afwijkt of het aantal gebruikers groeit, want dan groeit de rekening mee.
Een portaal op maat
Op maat loont als je gegevens uit twee of meer systemen moet combineren, als klanten iets moeten doen dat in geen pakket past, zoals een tekening goedkeuren of met eigen prijzen bestellen, of als je het portaal in je eigen huisstijl wilt zonder kosten per gebruiker. Je vervangt daarbij niets: je systemen blijven de bron, het portaal laat zien wat er al is. De hele afweging lees je in maatwerk software of een standaardpakket.
Ander maatwerk dat we bouwden.
2nd Ride in Ede begon met een verhuursysteem waarin klanten online boeken, met de maten van iedereen in de groep. Het stond in een maand live. Nu draaien de winkel, de werkplaats en vier webshops op één systeem.
2nd Ride Verhuursysteem
80% minder administratie per verhuur
2nd Ride ERP
Een product toevoegen in 5 minuten, was een half uur
“We werken nu zo’n twee jaar met Next Win samen. Gerwin is een ware kunstenaar op digitaal vlak en heeft voor ons verschillende apps en een website inclusief configurator gebouwd. Hij denkt mee en begrijpt altijd snel wat we willen. Als we dan ooit ergens een bug tegenkomen lost hij het gelijk op. Écht een topper!”
Veilig vanaf de eerste versie.
Je klanten vertrouwen je hun gegevens toe. Dit zit standaard in elk portaal.
- Hosting in de EU, met een versleutelde verbinding
- Inloggen met een code op je telefoon, of met het Microsoft- of Google-account van je klant
- Elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens, per gebruiker in te stellen
- Vastgelegd wie wat heeft bekeken of gewijzigd
- Dagelijkse back-ups en een verwerkersovereenkomst voor de AVG
Wat je je misschien nog afvraagt.
Staat je vraag er niet bij? Bel 0318 240 419, je krijgt Gerwin of Pascal aan de lijn.
Wat kost een klantportaal laten maken?
Een eerste versie met inloggen, één functie en één koppeling kost vanaf €7.500. Een portaal met meer functies, gebruikersrollen en twee of drie koppelingen ligt meestal tussen €10.000 en €15.000, een bestelportaal met eigen prijzen en betalingen begint bij €15.000. Daarna betaal je hosting vanaf €75 per maand en, als je wilt, onderhoud vanaf €190 per maand. Je krijgt vooraf een vaste prijs.
Hoe lang duurt het voordat het portaal live staat?
Een eerste versie staat meestal in 4 t/m 8 weken, omdat we met één functie beginnen. Wat het langst duurt, zijn de koppelingen: een systeem met een goede API is in dagen gekoppeld, een oud systeem soms pas na weken. Ter vergelijking: het verhuursysteem van 2nd Ride ging in een maand van concept naar live.
Kan het portaal koppelen met mijn CRM, boekhouding of ERP?
Ja, zolang dat systeem een koppeling (API) heeft. Denk aan Exact, AFAS, Moneybird, Salesforce, HubSpot of een eigen database. Het portaal leest de gegevens waar ze nu staan, zodat je niets dubbel bijhoudt. Hoe zo'n koppeling werkt en wat die kost, lees je in een API-koppeling laten maken.
Moeten mijn klanten een app installeren?
Nee. Een klantportaal werkt in de browser, op de telefoon en op de computer. Willen je klanten meldingen op hun telefoon of het portaal als app op het beginscherm, dan kan dat ook. We bouwen ook apps voor de App Store en Google Play, maar voor de meeste portalen is dat niet nodig.
Is een klantportaal veilig, en hoe zit het met de AVG?
Een portaal toont gegevens van klanten, dus beveiliging zit er vanaf de eerste versie in: hosting in de EU, inloggen met een code op je telefoon, rechten per gebruiker en vastgelegd wie wat heeft bekeken. Voor de AVG sluiten we een verwerkersovereenkomst met je af. Werk je met bijzondere gegevens, zoals medische of financiële dossiers, dan bespreken we vooraf welke extra eisen gelden.
Van wie is het portaal?
Van jou. Je betaalt eenmalig voor de bouw, zonder licentie per klant die inlogt. De code is van jou, en omdat we bouwen met gangbare techniek kan een andere ontwikkelaar verder waar wij ophielden.
Wat als mijn klanten het portaal niet gebruiken?
Dat risico is reëel, en het is kleiner als je begint met de vraag die je het vaakst krijgt. Zet de link naar het portaal in elke mail, factuur en orderbevestiging, en verwijs bij een telefoontje naar wat daar al staat. Reken op een paar maanden voordat klanten het portaal vanzelf openen. In het portaal zie je hoeveel klanten inloggen, zodat je weet of het werkt.
Is het klantportaal of klantenportaal?
Allebei, ze betekenen hetzelfde. Je ziet ook mijn-omgeving, klantomgeving of webportaal. Op deze pagina gebruiken we klantportaal.
Welke vraag wil jij nooit meer beantwoorden?
Vertel ons welke vragen je klanten het vaakst stellen en waar je gegevens nu staan. Dan rekenen we samen uit wat een portaal je oplevert, of dat het portaal van je pakket volstaat.
Zo gaat een kennismaking
- 1Je vertelt hoe het nu looptBij jou, in Otterlo of online, met de mensen die het ook bouwen.
- 2We kiezen de eerste functieDe vraag die je het vaakst krijgt, en het systeem waar het antwoord nu staat.
- 3Je krijgt een voorstelMet de schermen, de planning en een vaste prijs voor de eerste versie. Pas dan beslis je.
Het eerste gesprek kost niets.
Verder lezen
Alles over maatwerk software- Automatisering · 11 min lezenAPI-koppeling laten maken: wat is het, hoe werkt het en wat kost het?
- Software · 12 min lezenMaatwerk software of een standaardpakket: wat kies je?
- Automatisering · 11 min lezenZapier, Make of een maatwerk-koppeling: wat past bij jouw bedrijf?
- Automatisering · 11 min lezenBedrijfsprocessen automatiseren: waar begin je?